Får de kopiera våra ID-papper?
Jag jobbar som städerska i ett stort företag och min arbetsgivare kräver nu att alla anställda ska kopiera eller skanna sina ID-kort och pass och lämna på kontoret. Jag tycker att det verkar farligt och olagligt. Jag kan ju bara styrka min identitet genom att visa dokument, men inte kopierade eller skannade dokument. Har min arbetsgivare rätt att ställa detta krav?
/Orolig städerska
SVAR: ID-kort och pass innehåller personuppgifter. När en arbetstagare skannar en identitetshandling och mejlar den till arbetsgivaren på dennes begäran är det frågan om behandling av personuppgifter. Personuppgiftslagen är då tillämplig. Det framgår inte av frågan varför arbetsgivaren vill ha dessa handlingar, så mitt svar blir allmänt hållet.
En arbetsgivare får bara samla in och behandla personuppgifter om arbetstagare för något särskilt angivet ändamål som är berättigat, som att kunna hålla ett avtal med arbetstagaren. Det kan då handla om till exempel system för löneberäkning och registrering av sjukfrånvaro. En arbetsgivare får också samla in och registrera personuppgifter om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig skyldighet gentemot arbetstagaren, till exempel redovisa skatter och sociala avgifter.
Om skälet till att arbetsgivaren vill ha kopior av id-handlingarna inte har koppling till ett avtal eller en rättslig skyldighet gentemot arbetstagaren, får arbetsgivaren i princip bara samla in personuppgifterna efter en intresseavvägning.
Är arbetsgivarens intresse av att samla in uppgifterna större än arbetstagarens intresse av integritet? Då spelar det bland annat roll vilken verksamhet som bedrivs och varför arbetsgivaren vill ha uppgifterna. Om det är tillåtet för arbetsgivaren att samla in uppgifterna enligt personuppgiftslagen finns enligt min bedömning inget hinder att ställa det kravet. Jag vill tillägga att det krävs uttryckligt samtycke av var och en av de anställda om arbetsgivaren tänker lägga ut fotografier av dem på en webbplats.
Annett Olofsson,
jurist på LO-TCO Rättsskydd
